نشست «مديريت و سازماندهي اسناد در عصر اطلاعات» برگزار شد


29/06/1391 13:31


 









27 شهريور 1391 ساعت 9:58


نشست «مديريت و سازماندهي اسناد در عصر اطلاعات» از سوي كتاب ماه كليات خانه كتاب با حضور روساي مراكز اسناد سازمان‌هاي دولتي و خصوصي برگزار شد.-



به گزارش خبرگزاري كتاب ايران(ايبنا)، اين نشست حضور علي ططري رييس مركز اسناد كتابخانه مجلس شوراي اسلامي، غلامرضا عزيزي معاون سازمان اسناد كتابخانه ملي ايران و رضا فراستي مدير اطلاع‌رساني موسسه مطالعات تاريخ معاصر ايران برپا شد.

 

در ابتدا فراستي درباره تعريف سند گفت: زماني كه از سند صحبت مي‌كنيم به نظر مي‌آيد كه ما درباره مجازي شدن اسناد و ورود آن‌ها به دنياي مجازي حرف مي‌‌زنيم در حالي‌كه درباره فيزيك سند صحبت مي‌كنيم.

 

وي ادامه داد: سه تعريف اصلي براي آرشيو وجود دارد؛ سازمان دارنده سند، محل نگهداري مدارك و خود مدارك. وقتي صحبت از آرشيو مي‌كنيم منظورمان اسناد و مداركي است كه به صورت مكتوب و ديداري و شنيداري ارزش نگهداري دايم دارد. يكي از ويژگي‌هاي مدارك و اسناد منحصر به‌فرد بودن آن است.

 

عزيزي نيز درباره تعريف سند اظهار كرد: متاسفانه در زندگي روزمره تعريفي كه از آرشيو ارايه مي‌شود بايگاني كردن است در حالي‌كه از ديدگاه آرشيويست‌ها اين معني غلط است و آرشيو به معناي بايگاني كردن نيست. 



وي افزود: تعريف سند بنا به تعريف آرشيو متفاوت است و البته آرشيويست‌ها تعريف متفاوتي از سند دارند؛ به طور مثال آرشيويست‌هاي شخصي تعريف گسترده‌تري از سند در مقايسه با آرشيو‌هاي سازماني دارند. 



عزيزي تاكيد كرد: برداشت استفاده‌كنندگان نيز از سند در تعريف آن تاثير دارد و تعدد استفاده‌كنندگان در اين تعاريف تاثيرگذار است. 



وي در ادامه افزود: از سوي ديگر زماني كه از واژه «سند» صحبت مي‌كنيم بايد حتماً معادل آن را در نظر داشته باشيم اگر منظور ما از سند همان ركورد باشد گستره معاني آن متفاوت خواهد بود. 



معاون سازمان اسناد كتابخانه ملي اضافه كرد: اكنون از سابقه به عنوان ركورد ياد مي‌كنند اما بايد به ياد داشت كه هر مدركي، سند نيست اما هر سندي، مدرك است. 



وي با بيان اين‌كه سند فردي مولفه‌هاي متفاوتي با اسناد سازماني دارد، گفت: در اسناد شخصي اختيارات فرد است كه گستره جمع‌آوري سند را مشخص مي‌كند اما در اسناد سازماني خط و مشي سازمان اين موضوع را مشخص مي‌كند. 



ططري نيز در بخش ديگري از اين نشست درباره همين موضوع توضيح داد: در كتاب جهانگير قائم مقامي اسناد تعريف شده و طبقه‌بندي از آن ارايه مي‌شود. او اسناد را به اخوانيات، سلطانيات، اسناد حقوقي تقسيم مي‌كند كه ما البته اسناد مالي را نيز به آن اضافه مي‌كنيم. 



وي ادامه داد: در لغت‌نامه دهخدا نيز از سند به عنوان تكيه‌گاه و مدرك نام برده شده است بنابراين در هر حوزه‌اي تعريف سند متفاوت است و به طور مثال قائم مقامي در كتابش به تعريف سند نگاهي تاريخي دارد در حالي‌كه ممكن است تعريف سند در دانش حقوق متفاوت باشد. 



اين محقق حوزه تاريخ مجلس در ادامه سخنانش خود نيز ضمن ارايه تقسيم‌بندي از انواع سند افزود: اسناد را مي‌توان به اسناد ديداري و شنيداري، اسناد مكتوب و اسناد غيرشكلي تقسيم كرد. 



رييس مركز اسناد كتابخانه مجلس شوراي اسلامي اضافه كرد: درباره اين موضوع نيز كه از چه زماني مي‌توان به يك مدرك سند اطلاق كرد بايد سازمان تصميم بگيرد. گاهي براي امحاي برخي از مدارك 30 سال و براي برخي ديگر 40 سال قدمت زماني در نظر گرفته مي‌شود و پس از آن امحاي سند صورت مي‌گيرد.

 

عزيزي در بخش ديگري از اين نشست با تاكيد بر اين‌كه سند واژه خطرناكي است، افزود: متاسفانه اكنون برخي افراد اظهار مي‌كنند كه سند آن چيزي است كه بر غير از خودش دلالت دارد در حالي‌كه اين تعريف نشانه است! بنابراين بايد در تعريف سند دقت كرد. 



بخش دوم اين نشست به شيوه گردآوري اسناد در سازمان‌هاي مختلف اختصاص داشت. فراستي درباره شيوه گردآوري اسناد در موسسه مطالعاتي تاريخ معاصر ايران گفت: پس از پيروزي انقلاب اسلامي اموال افرادي كه بر اساس حكم دادگاه منتسب به طاغوت بودند مصادره مي‌شد. اسناد موجود در منازل اين افراد و ... به سازمان مصادره اموال در دولت موقت سپرده مي‌شد كه اين سازمان بعدها بنياد مستضعفان نام گرفت. 



وي ادامه داد: در ميان اين اموال اسناد فرهنگي و تاريخي خوبي وجود داشت كه بايد از آن نگهداري مي‌شد به همين دليل بنياد مستضعفان موسسه مطالعاتي را راه‌اندازي كرد و وظيفه نگهداري و حفظ اين اسناد و نيز پژوهش روي آن را به اين موسسه سپرد. 



فراستي تاكيد كرد: با هدف گردآوري اين اسناد اين موسسه مطالعاتي راه‌اندازي شده و البته مدتي است كه ما ديگر ورود سند به اين سازمان نداريم. 



عزيزي نيز درباره شيوه گردآوري اسناد در آرشيو ملي گفت: اسناد از طريق خريد، انتقال و اهدا به آرشيو ملي مي‌آيند كه معمولاً خريد و اهدا از سوي آرشيوهاي شخصي و آرشيوهاي ملي انجام مي‌شود. 



وي ادامه داد: در حوزه انتقال نيز هر سندي كه در سازمان‌هاي دولتي توليد مي‌شود بايد يك نسخه از آن در اختيار آرشيو ملي قرار گيرد. 



وي اضافه كرد: ما در آرشيو ملي بيشتر با اسنادي سر و كار داريم كه از طريق انتقال به دست ما مي‌رسند و پس از آن اسنادي را داريم كه از طريق اهدا و خريد به ما داده مي‌شوند. 



ططري نيز درباره شيوه گردآوري اسناد در كتابخانه مجلس عنوان كرد: ما نيز اسناد را از مجراهايي چون شوراي ارزيابي سند كه كار خريد اسناد را انجام مي‌دهد، دريافت مي‌كنيم. همچنين مبادله، اهدا و اسناد جاري از ديگر شيوه‌هاي گردآوري اسناد توسط ماست. 



وي افزود: ما دز طي دو سال گذشته بيش از 12 مجموعه اهدايي داشتيم كه مجموعه فرمانفرمايان ما با 50 هزار برگ سند بسيار با ارزش است. در شوراي ارزيابي نيز بيش از 144 مجموعه سند از سازمان‌هاي ديگر خريداري شده است. 



ططري همچنين گفت: در حوزه اسناد جاري نيز اسنادي به دست ما مي‌رسد و از زماني كه مركز اسناد مجلس به عنوان بايگاني راكد مجلس نيز به شمار مي‌آيد به صورت مستقيم مي‌توانيم اين اسناد را از بخش‌هاي مختلف مجلس گردآوري كنيم.

 

وي با اشاره به توليد سند در اين سازمان نيز گفت: همچنين در مصاحبه‌هايي كه با برخي از نمايندگان يا سران مجلس داشتيم خودمان نيز توليد سند كرديم. بهر حال در بحث سند گردآوري، سازماندهي، مرمت و اطلاع‌رساني چهار حلقه هستند كه در اين ميان گردآوري ارزش بسياري دارد و مهمترين وظيفه‌اي كه آرشيويست‌ها دارند بحث گردآوري است. 



فراستي در بخش ديگري از اين نشست درباره روند ارزشيابي اسناد اظهار كرد: در ارزشيابي اسناد ديدگا‌ه‌هاي متفاوتي وجود دارد اما در موسسه ما ارزش‌هاي سند اولويت‌بندي شده و شيوه‌نامه‌اي براي آن تظيم شده است.

 

عزيزي نيز با بيان اين‌كه مفهوم ارزش نسبي است گفت: در آرشيو‌هاي دولتي اسناد بر اساس ارزش اداري و ارزش ثانويه خود اولويت‌بندي و ارزشيابي مي‌شوند. چنانچه فردي به غير از توليد‌كننده سند از آن استفاده كند، سند ارزش ثانويه دارد. 



وي تاكيد كرد: براي ارزشيابي سند نيز در حدود 30 يا 40 جلد كتاب با جدول اختصاصي و عمومي وجود دارد و فرايند قانونمند و نظام‌بندي براي اين كار طراحي شده است. 



به گفته ططري نيز در بحث ارزشيابي و ارزش‌گذاري سند شرح وظايفي كه براي سازمان آرشيو وجود دارد و ديدگاه مديران سازمان آرشيو تاثير گذار است و با توجه به نوع سازمان آرشيو ارزشيابي سند نيز متفاوت است. 



اين نشست عصر روز گذشته يكشنبه(26 شهريورماه) برگزار شد.




 

جستجو

عنوان مقاله:

جستجوي پيشرفته

عضويت


 
 
فراموشي كلمه عبور
ثبت نام